XII

書名：超簡單記事本備忘錄活用術

作者：松山真之助

2008年1月初版

2008年4月18日初版七刷

以前努力寫了一堆備忘，最後都遺忘在泛黃的筆記本裡，在偶爾實行斷捨離的時候，才又勾起了當初的自己，但早已物是人非，這類重要不緊急的待辦事項，在常常拖延的陋習下很容易就被忘的一乾二淨，我想自己需要是一份有系統的紀錄和定期再檢視並檢討這些行動方案的習慣。

摘錄其中筆記之

記事本、備忘錄的五大效果

為了避免「遺忘」而寫

為了幫助「回想」而寫

為了幫助「思考」而寫

為了「認真」聆聽而寫

為了協助「傳達」而寫

傳達訊息時應注意的要點是傳達整體的概念、目的、委託的具體內容、時間、具體想法等。

備忘錄的技巧

• 「傳話留言」要容易理解

What

When

Who

Where

How

Why

What,When,Why最重要

• 利用「密碼備忘」加強安全性

以*替代某個數字；或以*取代前三碼；每一個數字都+1

• 利用「靈感筆記」紀錄創意

這個筆記通常會不知不覺的混雜到其他資料裡，所以必須定時整理。

靈感筆記有兩個重點1.隨時保持在可以紀錄資訊的狀態，2.紀錄下來後整理的習慣。

• 利用「心靈筆記」豐富人生

紀錄感動的瞬間

• 利用「執行清單」確實執行

製作個人風格的執行清單

• 「會議記錄」也要傳達會議氣氛

利用5W1H報告會議內容是首要目的，並能讓人一眼就能掌握會議架構。試著加上一些小標題來呈現臨場感。

• 利用「感謝留言」傳達心意

利用「記事的技巧」達成目標

• 利用「曼陀羅九宮格」實現夢想

現在是未來的過去，寫在記事本上隨時可以提醒自己。

在九宮格中央寫上「我想做的事」或「我的夢想」等主題，周圍八個格子則寫上具體的景象；如果分別深入探究各個夢想的話，就會找到相當具體的行動內容。

• 利用「目標樹」將行動明確化

就像栽培一棵樹一樣，描繪出想做的事情

Q 我想做什麼?

Q 我來這世上的目的是什麼?

Q 我最重視什麼?

Q 我該如何開始行動?

作者建議畫出呈現整體人生的目標樹。不僅要畫出個人想實現的夢想，也可以寫出自己存在價值的定義、想要實現夢想的方法，以及除了生存之外最重視的價值觀。就像培育人生的樹那樣描繪自己的目標。

把九宮格中選出來的夢想寫在樹木的枝葉部分，然後樹根部分寫上培育樹木的營養、自己本身想擁有的技能，以及自己關心的事物。

• 「透過百年計畫」可看到長遠的未來

製作一份從生到死的人生計畫書。過去、現在、未來是連貫的，所以十年後的未來也會被當下的想法影響。

• 利用「年度計畫」可掌握一整年的運作

年度計劃首先是家族旅行的相關適宜及重要的人生日、紀念日等，其次是自己非常想參與的活動，接下來才是重要工作內容和例行公事等。「以自我為中心」的記事方式。

• 「月曆」是提示行動的工具

每天的執行清單也以一週為單位來安排。月曆填寫重大活動，細項則寫在執行清單裡，這樣比較容易進行管理。

• 將「自我主張的資料」放在記事本裡

記事本裡應該備有展示個人品牌的資料。

• 「價值區」保存珍貴資產

把感動、同感、決定、靈感、想法等都紀錄下來，因為這些都是成長過程的證明。

• 將記事本分為三區：

目標區：寫下人生的夢想、計畫或信念等。

行程區：利用月曆進行時間管理。

價值區：紀錄工作所需基本資料或個人喜歡格言。

提升記事本和備忘錄的工具

• 不斷填充「資訊百寶箱」

收納箱裡的資訊只是累積資料而已，若不能從這裡產生任何想法的話就沒有意義。

• 「產出資料夾」將成為資產

以自己的方式編輯各種不同的創意筆記或是蒐集而得的資料，並歸納整理後的結果。總有一天我要出版一本書、或我要上台演講⋯從這樣的想法起步，並以有形的紀錄方式保存自己的想法或改善方法。